Det här kan du förbättra med god resursplanering

För att genomföra ett projekt på ett bra vis är ofta resursplanering nödvändigt. Det är bara med god resursplanering som man på ett effektivt sätt kan disponera arbetskraft mot olika uppgifter samt organisera ordentligt inför olika moment i projektet. Det här är inte bara viktigt för projektets resultat, utan också för att se att det hela sker på ett kostnadseffektivt sätt. För att lönsamhet ska nås krävs en viss produktivitetsgrad, samtidigt som utgifterna inte sticker iväg alldeles för mycket.

Överblicken

Med bra resursplanering ges du en tydlig överblick av resursernas tillgänglighet och nuvarande beläggning. Utan att veta detta i ett inledande skede blir planeringen av ett projekt betydligt mer tidskrävande. Istället för att fråga varje medarbetare om han eller hon är tillgänglig vid en viss tidpunkt, kan du med god resursplanering ha detta på papper framför dig och planera därefter.

Se kompetens och tilldela roller

Är det ett stort projekt du har hand om, behöver du känna till vilka medarbetare som faktiskt har vilken kompetens. Om du inte känner till detta finns en risk att fel person sätts på fel uppgifter. Med god resursplanering kan du tydligt se vilka medarbetare som har vilken kompetens samt vilka uppgifter de faktiskt kan utföra på ett bra sätt. Att ge fel uppgift till fel medarbetare bäddar för att onödig tid och – just det – onödiga resurser läggs ner.

Rapporter och statistik

I många projektverktyg och resursplaneringsprogram finns möjligheten att aktivt kunna utvärdera projektet genom rapporter och statistik. Hur kostnadseffektiva är ni? Löper arbetet enligt plan? För den som är ansvarig är det guld värt med kontinuerliga insikter kring hur arbetet fortlöper. Med en god planering skall så lite som möjligt behöva ändras längs vägen, men i ett större projekt är det nästan ofrånkomligt. Misstag kan ske och problem kan uppstå – att kunna rätta till dessa på en gång gör att projektets resultat och lönsamhet kan förbättras avsevärt.

Underlätta för internationella samarbeten

Tack vare internet har det blivit betydligt enklare att genomföra projekt med medarbetare på olika platser i världen. Det är dock inte bara själva kommunikationsvägarna som har förbättrats, utan även möjligheten att, med programvara, till exempel ange en viss valuta för en viss medarbetare. En sådan enkel åtgärd gör det enklare att hålla koll på utgifter och ev. intäkter under projektets gång.

Under ett internationellt projekt kan även tidszoner skapa vissa svårigheter. För att kunna möjliggöra en så god resursplanering som möjligt, är det bra att ha en programvara där du också kan ange vissa tidszoner eller standardarbetstider för de olika resurserna. Du undviker inte bara telefonsamtal till medarbetaren mitt i natten (för honom eller henne), utan gör också projektet mer effektivt genom att ha en bättre överblick. Med en bra överblick kan snabbare beslut tas, vilket leder till ett mer kostnadseffektivt projekt.

16 dec 2017